Functioneringsgesprek voorbereiden voor werkgevers

Wat is een functioneringsgesprek en waarom is het belangrijk?

Wist je dat een goed functioneringsgesprek een krachtig hulpmiddel is om je medewerkerts te behouden? In dit artikel vertellen we je waarom dat zo is. Ontdek hoe je deze strategie succesvol inzet. 

Het functioneringsgesprek is een gesprek tussen jou en je werknemer. In dit gesprek bespreek je de prestaties, ontwikkeling, doelen en uitdagingen van een medewerker. Maar, dit is zeker niet het enige dat jullie bespreken. Het gesprek is ook een mooi moment om de samenwerking tussen een medewerker en leidinggevende te verbeteren. Samen bespreken jullie wat hiervoor nodig is. 

Anders dan bij een beoordelingsgesprek en eindejaarsgesprek (waar een leidinggevende het meest aan het woord is), is een functioneringsgesprek tweezijdig en gelijkwaardig. De medewerker en jij zijn allebei aan het woord. Deze een-op-een-gesprekken zijn waardevol. Het draagt bij aan een gezond en veilig werkklimaat. Daarnaast is het een goed moment om samen naar de toekomst kijken en nadenken over de groei en ontwikkeling van de werknemer. 

En om iemand te erkennen, zorgen dat de medewerker zich gezien voelt. Het functioneringsgesprek is hier hét ideale moment voor.

De voordelen van een functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek speelt een belangrijke rol bij het behoud van medewerkers en is een voorbeeld van goed werkgeverschap. Waarom? Omdat er tijdens dit gesprek persoonlijke aandacht is en je de focus legt op de behoeften van medewerkers. Wanneer medewerkers zich gehoord en gezien voelen, vergroot je de kans dat ze bij jouw organisatie blijven. Tijdens zo’n gesprek is er een open dialoog en ruimte voor feedback, verbetering en ontwikkeling. Dat zorgt voor verbinding en wederzijds begrip, omdat jullie naar elkaar luisteren. 

Luisteren is een van de belangrijkste onderdelen tijdens het gesprek. Zo kom jij er als werkgever achter welke wensen, behoeften en uitdagingen een medewerker heeft. En dat is nu, met het oog op de krappe arbeidsmarkt, belangrijker dan ooit. Zo laat jij als werkgever zien dat er ruimte is voor ontwikkeling dat je om hun groei geeft. Dat werkt motiverend, zorgt voor werkplezier én creëert een gezonde werkplek. 

Wat bespreek je in een functioneringsgesprek?

Hoe beter het beeld is van de prestaties en ontwikkelingen van een medewerker, hoe beter het plan wordt om hier iets mee te doen. En daarom is het belangrijk om de volgende onderwerpen te bespreken tijdens het functioneringsgesprek:

• Prestaties – wat waren de successen en uitdagingen die de werknemer het afgelopen jaar had? Het is goed om dit ter sprake te brengen tijdens het gesprek. Dit geeft het gesprek een duidelijke richting. Daarnaast zorgt het ervoor dat het een open een eerlijk gesprek wordt.
  
  
• Doelen stellen  – samen kijken jullie naar doelen voor de toekomst. Dit helpt de medewerker om betrokken en gemotiveerd te blijven.
  
  
• Feedback – het functioneringsgesprek is een open dialoog, waarbij de werkgever én werknemer aan het woord zijn. Het is dus belangrijk dat beide partijen feedback delen. Wat gaat goed en wat kan er beter? En dan gaat het over de samenwerking tussen jullie beiden en over hoe iemand groeit en bloeit. 
  
  
• Ontwikkelingsmogelijkheden – wat heeft de medewerker nodig voor ontwikkeling en groei? Misschien is dat wel een opleiding, cursus of een coach. Denk na over wat jij als werkgever kunt bieden.
  
  
• Erkenning – werknemers die regelmatig erkenning ontvangen, voelen zich gewaardeerd en gezien. Dat vergroot de betrokkenheid. Spreek het daarom uit als je trots op je medewerker bent! Laat de ander weten dat je die extra inspanning ziet. Het functioneringsgesprek is hier hét ideale moment voor.

Veelgestelde vragen van werknemers

Net zoals jij moet een medewerker het functioneringsgesprek goed voorbereiden. Dat geeft het gesprek richting. Misschien wil een medewerker antwoord op een paar vragen. Het verschilt per gesprek, maar de kans is groot dat je de volgende vragen krijgt:

1. Wat zijn voor mij de mogelijkheden op het gebied van professionele ontwikkeling of opleidingen?
2. Zijn er gebieden of vaardigheden die ik moet verbeteren?
3. Welke doorgroeimogelijkheden zijn er binnen de organisatie?
4. Zijn er manieren waarop mijn collega’s en ik de samenwerking kunnen verbeteren?
5. Hoe vind je dat de samenwerking tussen ons gaat?
6. Weke doelen moet ik de komende periode bereiken?

Lees je dus goed in. Ken de prestaties, talenten en verbeterpunten van de medewerker. Vraag voor het gesprek eventueel feedback van collega’s of andere leidinggevenden. Met deze input kun je een duidelijk antwoord geven op deze vragen.

Wanneer medewerkers zich gehoord en gezien voelen, vergroot je de kans dat ze bij jouw organisatie blijven.

Voorbeeld van een functioneringsgesprek 

Net als bij de vragen, verschillen functioneringsgesprekken natuurlijk ook. Maar als het goed is, komen de volgende onderdelen in de voorbereiding, tijdens en na het gesprek in ieder geval terug:

Voor het gesprek
1. De juiste voorbereiding.
Voor het gesprek bereid jij je goed voor. Je verzamelt informatie over de prestaties van de medewerker. Denk dan bijvoorbeeld aan feedback van collega’s of projectresultaten.

Tijdens het gesprek
2. Een fijn begin. 
Veel medewerkers vinden een functioneringsgesprek spannend. Begin het gesprek daarom op een positieve toon. Vraag hoe het met de ander gaat en leg uit wat het doel is van dit moment.

3. Prestaties bespreken.
Ook bij dit onderdeel is de positieve toon belangrijk. Begin altijd eerst met de positieve punten. Ga vervolgens in op de verbeterpunten.

4. Ruimte voor de werknemer om te reageren.
Wat vindt de medewerker van de feedback? Is dit herkenbaar? Ga hierover met elkaar in discussie.

5. Samen doelen stellen.
Bij deze stap kijken jullie samen naar de toekomst en stellen jullie doelen die specifiek, meetbaar, acceptabel en realistisch (SMART) zijn.

6. Ontwikkelingsmogelijkheden.
Welke middelen heeft de medewerker nodig om de doelen in het stappenplan te behalen? Kijk bijvoorbeeld naar opleidingsmogelijkheden en wat er binnen de afgesproken termijn mogelijk is.

7. Afsluiten.
Na een open en eerlijk gesprek en een duidelijk beeld van de toekomst, sluit je het gesprek af. Onthoud dat dit niet het einde van het functioneringstraject is. Lees stap 8 van dit voorbeeld.

Na het gesprek
8. Voortgang bewaken.
Na het functioneringsgesprek begint het echte werk voor de medewerker en voor jou. De medewerker gaat aan de slag met de doelen. Jij bewaakt de voortgang van die doelen. Plan daarom regelmatig tussentijds gesprekken/evaluaties in, om de voortgang van de gemaakte afspraken te monitoren. Misschien moeten jullie de doelen wel bijstellen of aanvullen.