Projectondersteuner

Wat ga je doen?

Als projectondersteuner ondersteun je vanuit de afdeling Bedrijfsvoering, een aantal managers van projectteam OVT én de manager van staf Bedrijfsvoering, en regel je allerlei organisatorische, secretariële en logistieke zaken. Zo ben je verantwoordelijk voor agenda- en mailboxbeheer, handel je uiteenlopende vragen en verzoeken af, organiseer je de bijeenkomsten, notuleer je bij vergaderingen en heb je contacten met externe leveranciers. 

Daarnaast verzamel je de juiste informatie zodat managers goed voorbereid aan afspraken kunnen beginnen. Ook treed je op als sparringpartner bij het structureren van het werk en afspraken. Tot slot bewaak je de uitvoering van acties en besluiten uit diverse overleggen. Je houdt gemaakte afspraken bij én attendeert de managers op deadlines. Voor deze functie zijn we op zoek naar iemand die het leuk vindt om oplossingen te vinden, in mogelijkheden denkt en een hands-on mentaliteit heeft. Iemand die goed kan omgaan met een wisselende werkdruk en het leuk vindt verschillende soorten werkzaamheden te doen. 
De werklocaties zijn de OVT Keet bij Station Zuid en de HomeBase aan de Burgemeester Stramanweg 100c. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag 

• Secretariële ondersteuning van het project OVT en de staf Bedrijfsvoering en het faciliteren van de verbinding met de (IPM) teamleden (o.a. aanspreekpunt, correspondentie, archivering, organiseren bijeenkomsten);
• Plannen, samenstellen en organiseren van vergaderingen, vergadercycli en aparte overleggen en de terugkoppeling daarvan (vergaderstukken, verslaglegging, actielijsten en monitoring acties);
• Coördineren van werkzaamheden en bijdragen aan de interne en externe informatievoorziening (organiseren en bewaken contacten, beheren gegevens);
• Afstemmen met het secretariaat van aannemer(s) en/of overige leveranciers m.b.t. het plannen van bijeenkomsten en afspraken.;
• Je maakt deel uit van een team van projectondersteuners die elkaar ook onderling vervangen, bijvoorbeeld in vakanties;
• Indien nodig bemensen van de receptie Zuidasdok, bij afwezigheid van de receptionist.;
• Indien nodig ondersteunen van het facilitair proces Zuidasdok, bij afwezigheid van de receptionist en/of in periode(n) van drukte.

Waar ga je werken?

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente wil kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Zuidas: Hier bouwen we aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een locatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol. 

Zuidasdok: Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: de Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende: 

• Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid 
• Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid 
• Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel 
• Herinrichten openbare ruimte stationsgebied

De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.

Wie ben je?

Eisen:

• Minimaal een mbo- werk- en denkniveau. ·
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie. ·
• Aantoonbare ervaring met het werken in projecten en werken met projectteams. 
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands. 
• Goede kennis van MS Office, in het bijzonder Word, Excel, Outlook, Teams.

Wensen: 

• Aantoonbare kennis en ervaring met infrastructurele projecten of programma’s. 
• Aantoonbare kennis en ervaring met een webbased archiefsystemen (in ons geval is dat SharePoint Online). 
• Aantoonbare ervaring met notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten in een technische omgeving. 

Aan competenties breng je mee: 

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. 
• Aandacht voor details: Consistent en effectief kunnen omgaan met detailinformatie. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant. 
• Discipline: Zich aanpassen aan de geldende regels, procedures en het organisatiebeleid; bij verandering of twijfel bevestiging zoeken bij de juiste persoon. 
• Aanpassingsvermogen: Zich bij veranderende omstandigheden (omgeving, werkwijzen of mensen) gemakkelijk aanpassen. 
• Integriteit: Zich houden aan de normen, waarden en omgangsregels die gelden voor de functie en voor de cultuur waarin men werkt; niet vatbaar zijn voor frauduleuze handelingen.

Wat mag je verwachten?

• Een fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €2666,- en maximaal €3784,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract voor 6 maanden met de mogelijkheid tot verlenging;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Een reiskostenvergoeding van €0,21 per km met het ov, €0,10 per km met de auto en €0,15 per km lopend/fiets. Dit met een max van 45 km;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Charlotte Schotanus, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl