Managementondersteuner Jeugd en Zorg

Wat ga je doen?

Ben jij een zelfstandige secretaresse en een organisatietalent? Vind je het leuk om de vraag een stap voor te zijn en heb je ervaring in het ondersteunen van meerdere managers? Afdeling Jeugd en Zorg is een dynamische afdeling waar veel in ontwikkeling is, dat zorgt ervoor dat het een dynamische omgeving is. Je werkt in een team met de andere managementassistentes, die elk verantwoordelijk zijn voor 3 managers. Jij bent de schakel en visitekaartje tussen management, bestuur of wethouders aan de ene kant en collega's of de Amsterdammer aan de andere kant.

In de functie van managementondersteuner is geen dag hetzelfde. Maandag: Je start je dag op kantoor met je team en even later sluit je aan bij de weekstart van de teams. De acties uit de weekstart hou je bij, waarna je jouw taken oppakt. Je scant de mailbox van jouw afdeling en/of teammanagers en zet acties uit. Je puzzelt met het inplannen van vergaderingen en vergaderzalen. In de middag neem je deel aan de MT vergadering en ook help je een nieuwe collega bij de aanvraag van de juiste applicaties. Na de laatste mails te hebben verwerkt, bespreek je je dag na met je collega’s.

• Je bereidt de correspondentie voor en bent verantwoordelijk voor agenda en e-mail beheer in prioritering en afhandeling (voor zowel individuele als complexe afspraken), je beheert diversen mailboxen. Daarbij plan en organiseer je kleine en grote overleggen en bijeenkomsten;
• Je notuleert (management- en afdeling overleggen), stelt overzichten op en actualiseert deze
• Je verricht aanvullende werkzaamheden voor de diverse teams in opdracht van de afdelings - en/of teammanager;
• Je vraagt autorisaties en facilitaire aangelegenheden aan en registreert gegevens in systemen/ applicaties en verzorgt documentregistratie. Je bereid voor, beheert en distribueert informatie.
• Je ondersteunt projecten, bereid planning voor en bewaakt de voortgang voor actie- en reactietermijnen;
• Je bent onderdeel van het secretariaat en maakt deel uit van de vervangingspool met de andere ondersteuners.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De afdeling Jeugd en Zorg is onderdeel van de directie OJZD. Met zo’n 700 medewerkers en een begroting van ongeveer € 1 miljard per jaar is het een van de grotere directies van de gemeente Amsterdam. De directie OJZD maakt onderdeel uit van het Cluster Sociaal. Naast onze reguliere werkzaamheden, werken we ook aan grote maatschappelijke opgaves zoals Kansengelijkheid, de ontwikkeling van de Buurtteams en het werken aan de Verbonden stad. Ons motto “OJZD in beweging” geeft aan dat er heel veel gebeurt op onze werkterreinen en in onze directie. De dynamiek in de stad is groot, we zijn een spil in de doorontwikkeling in het brede sociaal domein en we groeien in de lerende organisatie, die wendbaar en flexibel is. En omdat we daar behoorlijk druk mee zijn is aandacht voor ons eigen welzijn van groot belang. We doen alles aan een actieve en positieve werksfeer, door serieuze aandacht voor opleiding, ontwikkeling en arbeidsomstandigheden. En ook met ruimte voor informele momenten en aandacht voor elkaars mooie resultaten.

Wie ben je?

Voor deze functie Managementondersteuner beschik je over:

• Mbo werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie.
  
  Aan competenties breng je mee:
• Plannen: Je bent op alles voorbereid, je kijkt vooruit en je plant.
• Samenwerken: Je bent sociaal- en communicatief vaardig.
• Stressbestendig: Je benadert het werk vanuit een proactieve houding.
• Verantwoordelijkheid: Je hebt een professionele houding, je bent benaderbaar en aanspreekbaar op je werkwijze en op je gedrag.
• Aandacht voor details: Consistent en effectief kunnen omgaan met detailinformatie.
• Assertiviteit: De eigen standpunten op een heldere en effectieve manier overbrengen.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime/fulltime baan van 24-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3014,- en maximaal €4244,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract van 6 maanden mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Vanity, voor vragen kun je mailen met v.schouten@olympia.nl