Bedrijfsadministratie medewerker

Wat ga je doen?

De functie medewerker bedrijfsadministratie maakt onderdeel uit van de afdeling Financiën Control en Opdrachtbeheersing. De afdeling is grofweg onderverdeeld in 3 werkgebieden: offerte afhandeling, projectadministratie en planning- en control cyclus (P&C). De functie zal zich in eerste instantie richten op de offerte afhandeling. Het betreft hier de uitgaande offertes die verstuurd worden aan onze opdrachtgevers. Hierbij zal de medewerker begeleidt worden door een senior medewerker bedrijfsadministratie. Bij beheersing van deze werkzaamheden, kunnen de taken uitgebreid worden met werkzaamheden die horen bij de projectadministratie.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

Offertes

• Redigeren en controleren van offertes;
• Bijhouden en bewaken van het offerteproces;
• Muteren offerte statussen in tijdregistratiesysteem (TimeTell);
• Archiveren offertes in Sharepoint (document management systeem);
• Contact opnemen met medewerkers bij vragen.

Tijdverantwoording

• Verwerken mutaties uitzendkrachten in het tijdregistratiesysteem, waaronder:
• Aanmaken/wijzigen medewerkers profielen, afhandelen weekstaten tijdregistratiesysteem;
• Uitleg tijdregistratiesysteem aan nieuwe uitzendkrachten;
• Controle en afhandelen van declaraties (urenbriefjes) bij de uitzendbureaus;
• Aanjagen uitzendkrachten voor het op tijd invoeren van de weekstaten;
• Aanspreekpunt en vraagbaak voor uitzendkrachten.

Eventueel uit te breiden met:

• Aanpassen offerte sjablonen en plaatsen op intranet;
• Vastleggen van inkopen in Amsterdam Financieel Systeem (AFS);
• Interne controles;
• Verwerken van mutaties in de projectadministratie.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Bij het Projectmanagementbureau verzorgen vakmensen het project-, programma- en procesmanagement in de stad. We doen dat voor sociale, fysieke en economische projecten en programma’s. Daarnaast ontwikkelen wij samen met opdrachtgevers en maatschappelijke partners nieuwe kennis en werkwijzen die passen bij de vraagstukken van vandaag en morgen. Onze opdrachtgevers zijn: stad, stadsdelen, wijken, buurten en de regio.

Het Projectmanagementbureau is een open, lerende en flexibele organisatie met ruim 500 medewerkers. Er werken projectmanagers, bouwmanagers, adviseurs maatschappelijk vastgoed, planningsadviseurs en topadviseurs, die in opdracht de functie van manager, regisseur en project- of programmadirecteur vervullen. Met talent als basis en diversiteit als kracht werken we samen aan de ontwikkeling en de toekomst van Amsterdam.


Werklocatie is Weesperstraat 4321018 DN Amsterdam

Gesprekken vinden eind september plaats

Wie ben je?

Voor deze functie Bedrijfsadministratie medewerker Financiën Control en Opdrachtbeheersing beschik je over:

• Een afgeronde mbo/vakgerichte opleiding, financiële richting;
• Goede communicatieve vaardigheden;
• Gestructureerd en zorgvuldig kunnen werken;
• Affiniteit met geautomatiseerde systemen;
• MS Office: Outlook, Word, Excel, Sharepoint en Teams.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime/fulltime baan van 28 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €2666,- en maximaal €3784,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract vanaf z.s.m. voor de duur van 6 maanden met de mogelijkheid tot verlenging;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Een reiskostenvergoeding van €0,21 per km met het ov, €0,10 per km met de auto en €0,15 per km lopend/fiets. Dit met een max van 45 km;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl