Managementassistent

Wat ga je doen?

Het Secretariaat vervult op verantwoordelijke wijze een brede ondersteunende rol binnen het cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie. Het ondersteunt het Management Team bij agendabeheer, uitvragen, verslaglegging, evenementen en diverse operationele zaken. Als managementassistent schrik je niet van zeer drukke agenda’s en weet jij deze goed te organiseren. Jij hebt een goed gevoel voor tijd, bent dienstverlenend, aanspreekbaar, kan prioriteiten stellen en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Verder ben je in staat overzicht te houden, tijdig en passend in te springen en kan je goed verbanden leggen. Jij weet inhoudelijk wat er speelt en je bent in staat om dingen snel eigen te maken. Je kijkt verder dan je eigen opdrachtgevers en werkt in teamverband. Jij vervult daarbij ook algemeen voorkomende werkzaamheden op andere taakgebieden dan secretariële ondersteuning zoals het bedrijfsbureau, kantoorautomatisering of compliancy en het is voor jou vanzelfsprekend dat je collega’s vervangt bij hun afwezigheid. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag 

• Complex agendabeheer; 
• Leveren van organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten; 
• Het beheren van actielijsten, planningen en agenda´s; 
• In afstemming met betrokkenen veelvoorkomende secretariële en/of administratieve ad hoc taken flexibel oppakken en afhandelen waaronder iBabs, het systeem voor digitale vergaderstukken; 
• Verlengd ICT-demand management: het aanvragen van laptops en functionele mailboxen, het beheren van mailgroepen, het geven van rechten tot folders, het intrekken ervan; 
• Bewaken en waar nodig (mee) vormgeven van lopende acties in de bedrijfsvoering zoals het organiseren van uitvragen, aanmaken van inkooporders, onboarding van nieuwe collega’s.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! 

In het cluster is alle managementcapaciteit gebundeld en geplaatst binnen de afdeling Bedrijfsvoering. Het team Ondersteuning (42 medewerkers) van het Cluster Digitalisering Innovatie en Informatie (DII) ondersteunt 4 directies: 1. Data, 2. Digitalisering en Innovatie, 3. Digitale Voorzieningen en 4. Digitale Strategie en Informatie. In deze functie werk je dus nauw samen met de andere collega’s binnen het team Ondersteuning dat vanuit een andere directie wordt aangestuurd dan de directie waarvoor je wordt ingezet. De meeste collega’s van het team Ondersteuning werken op meerdere taakgebieden, waaronder secretariële ondersteuning. De functie is voor 24 uur verdeeld over 3 tot 4 werkdagen per week. Er is een redelijke mate mogelijk vanuit huis te werken, maar aanwezigheid op kantoor wordt ook verwacht.

De werklocatie is President Kennedylaan 5, 1079 MB.

Wie ben je?

Voor deze functie Managementassistent beschik je over: 

• Ruime werkervaring met secretariële werkzaamheden en het bedienen van meerdere personen en agenda’s, bijvoorbeeld een management team; 
• Een echte teamspeler die verder kijkt dan zijn/haar eigen werkpakket en verder dan de eigen opdrachtgevers; 
• Kunnen omgaan met de druk van complexe en sterk veranderende agenda’s; 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; 
• Flexibiliteit in werkdagen in verband met het vervangen van collega’s. 

Aan competenties breng je mee: 

• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant. 
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. 
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime baan van 24 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052,- en maximaal €4297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract vanaf z.s.m. voor de duur van 6 maanden;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Een reiskostenvergoeding van €0,21 per km met het ov, €0,10 per km met de auto en €0,15 per km lopend/fiets. Dit met een max van 45 km;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met j.heinen@olympia.nl