Managementassistent Afdelingshoofd

Wat ga je doen?

Ben jij een ervaren managementassistent die graag inhoudelijk meedenkt? Weet jij prioriteiten te stellen en ben je een echt organisatietalent? Werk jij daarbij graag in een dynamische omgeving en dichtbij het bestuur? Lees dan vooral even verder want deze interessante vacature is echt iets voor jou!

In deze functie ondersteun je de afdeling Staf GMT/GS en het afdelingshoofd waarbij je zelfstandig de agenda’s beheert en uiteenlopende overleggen organiseert. Je zorgt voor een soepele organisatie binnen de afdeling door overleggen voor te bereiden, stukken op te halen en te verwerken en praktische zaken efficiënt af te handelen, waardoor het afdelingshoofd en de afdeling optimaal kunnen functioneren.
Je komt te werken op een betrokken afdeling van in totaal 53 collega's.

In de functie van managementondersteuner Staf GMT/GS ben je een belangrijke schakel voor het team als het gaat om operationele activiteiten en ondersteun je het afdelingshoofd in een hele dynamische omgeving. Je plant en organiseert allerlei overleggen en bijeenkomsten, van groot tot klein en van simpel tot complex. Je denkt hierover ook inhoudelijk mee, dit doe je veelal in samenspraak met het afdelingshoofd. Je beheert zelfstandig de agenda van het afdelingshoofd, over wiens agenda je actief meedenkt. Daarbij stel je prioriteiten en ben je een aanspreekpunt voor anderen. Je bereidt overleggen voor, haalt agendapunten op, stelt de agenda van overleggen op en maakt verslagen. Je doet dit vooral voor het afdelingshoofd, en waar nodig ook voor teamleden.
Tevens beheer je de teammailbox, verzorg je praktische ICT-zaken, help je nieuwe teamgenoten op weg en ben je een aanspreekpunt voor allerlei zaken. Je verwerkt ook offertes en facturen.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Ondersteunen van teamleden en voorbereiden van overleggen, inclusief notuleren en opstellen van overzichten, zelfstandig en proactief;
• Het ondersteuning van het afdelingshoofd bij opstellen van het afdelingsplan en de uitvoering daarvan;
• Het vooruitplannen van bila's tussen het hoofd en de collega’s van de afdeling;
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten;
• Verzorgen van documentatie voor bestuur en raad in Andreas, inclusief verwerking van offertes, facturen en documentregistratie;
• Beheren en distribueren van afdelingsspecifieke informatie, voorbereiden van correspondentie, en zelfstandig opstellen van e-mails en brieven en het plaatsen van stukken in Ibabs voor het afdelingshoofd;
• Organiseren van vergaderruimtes, teamactiviteiten en sociale evenementen zoals borrels;
• Agendabeheer voor afdelingshoofd.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) ondersteunt en adviseert het college van burgermeester en wethouders, de gemeentesecretaris en het Gemeentelijk Managementteam (GMT) integraal op strategische dossiers en concern brede opgaven. De directie bestaat uit de afdelingen Staf GMT/GS, Bestuursadvisering, Public Affairs en Bestuurlijke Projecten, Kabinet Burgemeester en Strategie. De collega’s van BMA adviseren vanuit bestuurlijk perspectief van het college, de gemeentesecretaris, stedelijk directeuren en directies, over de verschillende beleidsterreinen van de gemeente.
Voor deze functie werk je op de afdeling Staf GMT/GS. De collega’s binnen deze afdeling adviseren vanuit ambtelijk perspectief de gemeentesecretaris, stedelijk directeuren en directies, over de verschillende beleidsterreinen van de gemeente.

Wie ben je?

• Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van management in een ambtelijke/bestuurlijke omgeving;
• HBO werk- en denkniveau;
• Kennis van gemeentelijke systemen is een pré.

Wat mag je verwachten?

• Een fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3317,- en maximaal €4752,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een opdracht van 6 maanden met kans op verlenging; 
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,23 cent per kilometer of een volledige OV vergoeding;
• Werklocatie: Amstel 1 Amsterdam; 
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

Klinkt dit als de baan waar jij naar op zoek bent? Solliciteer dan nu met je cv en motivatie!

Deze vacature is in beheer van Vanity, voor vragen kun je mailen met v.schouten@olympia.nl