Projectmedewerker Werkplek

Wat ga je doen?

In de functie van Projectmedewerker Werkplek lever jij een belangrijke bijdrage aan een goede werkomgeving voor onze gemeentelijke organisatie. Als rechterhand van de beleidsadviseurs en contractmanager werk je in een productgroep samen aan de productontwikkeling en het beheer van een breed scala aan ‘soft services’, zoals bijvoorbeeld de groenvoorziening, meubilair, kantoorartikelen en AV middelen. Je zorgt voor een goede verbinding tussen de tactisch/strategische opgave op product niveau en de operationele uitvoering op locatie. Je staat hiervoor in goed contact met de collega’s op locatie en je neemt hun input mee in de productgroep. Je ondersteunt diverse activiteiten van de productgroep zoals bijvoorbeeld beleidsontwikkeling, procesbeschrijvingen en inkooptrajecten. Je verzorgt agendabeheer, planning en communicatie en bent aanspreekpunt voor de stakeholders. Bij deze producten is sprake van diverse stakeholders (locatie teams, leveranciers, ketenpartners en collega’s binnen en buiten de afdeling) met uiteenlopende belangen en organisatorische/planmatige uitdagingen. Naast je structurele rol in de productgroep kun je ook ingezet worden bij grotere projecten voor het team. 
Je hebt oog voor details, maar weet ook de grote lijnen goed te bewaken en steekt graag de handen uit de mouwen. Je schrijft gemakkelijk, en werkt net zo goed zelfstandig als samen. Je staat stevig in je schoenen en kunt omgaan met tegengestelde belangen en deadlines. Met jouw enthousiasme lever je een positieve bijdrage aan de dagelijkse teamprestaties. Je bent een belangrijke schakel tussen de tactische/strategische opgave op product niveau en de operationele uitvoering op locatie. 
Kan jij snel schakelen tussen diverse taken, verantwoordelijkheden en betrokken partijen? Staan zowel dienstverlening als resultaatgerichtheid bij jou hoog in het vaandel? Dan is deze veelzijdige functie zeker iets voor jou! 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Bijdrage leveren aan de doelstellingen van de productgroep. Het is daarom van belang dat je weet wat er speelt op productniveau en in de organisatie. Hierdoor kan je gemakkelijk vragen beantwoorden van klanten, leveranciers en collega’s;
• Zelfstandig uitvoeren van deeltaken en/of deelprojecten, zoals bijvoorbeeld het voorbereiden van presentaties en bijeenkomsten, het in beeld brengen van feiten, opzetten van evaluaties, uitvoering communicatieplan en het doen van aanbevelingen;
• Uitvoeren van verschillende administratieve en coördinerende taken uit voor de productgroep of project, zoals agendabeheer, verslaglegging, het bewaken van afspraken en planningen, opstellen van rapportages en financiële prognoses, het opzetten en beheren van de administratie van de productgroep;
• Je werkt intensief samen met de beleidsadviseur en de contractmanager in de productgroep, bij tijdelijke afwezigheid kunnen jullie elkaar vervangen.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het Facilitair Bureau is een organisatie die op allerlei terreinen haar professionaliteit laat zien. Wij geloven dat in een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen, medewerkers het beste uit zichzelf kunnen halen. We zijn trots op hoe we ons elke dag inzetten voor onze collega’s in de stad. In onze manier van werken tonen we eigenaarschap, we vertrouwen elkaar, we werken met elkaar samen en zijn servicegericht. Steeds met als doel om onze collega’s integraal te ondersteunen bij hun opgave. Je komt te werken in het team Werkplek & Hospitality, onderdeel van de afdeling Services. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het (strategisch) beleid en contractmanagement op de gebieden van soft-services zoals catering, kwaliteit van schoonmaak en kantoorartikelen, veiligheid en beveiliging en parkeer- en wagenparkbeheer. Een belangrijke taak van de afdeling is het scheppen van de kaders en richtlijnen waarbinnen op locatie (decentraal) goed gewerkt kan worden. 

Het team Werkplek & Hospitality is een ambitieus én gezellig team. Er wordt hard gewerkt en er is ook tijd voor leuke zaken. Het team zorgt goed voor elkaar en gebruikt elkaars expertise en kennis. Het team is nog in ontwikkeling, er is dus voldoende mogelijkheid om jouw inbreng hierin mee te nemen. Elke mening wordt hierin gewaardeerd en samen kijken we hoe we nog professioneler worden.

Wie ben je?

• Minimaal HBO werk en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde opleiding Facility Management;
• Ervaring met het voeren van project- of product administratie en goed op de hoogte van trends en ontwikkelingen binnen het vakgebied;
• Kennis, ervaring en ten minste affiniteit met de ICT gerelateerde facilitaire producten zoals AV middelen en Print/Scan/Fax apparatuur is een pré;
• Bij voorkeur ervaring in het Facilitaire werkveld met de genoemde producten en met (het ondersteunen van) inkooptrajecten;
• Ervaring in een organisatie met een complex krachtenveld zoals een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.

Aan competenties breng je mee:

• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team;
• Relatiebeheer: Bouwt persoonlijke relaties op met klanten en andere contactpersonen, onderhoudt en benut ze;
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties;
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is;
• Overtuigingskracht: Oefent, op basis van persoonlijk overwicht, invloed uit op mensen en situaties, gericht op acceptatie en het overwinnen van weerstanden. Communiceert ideeën duidelijk en stellig.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime/fulltime baan van 32 - 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3359,- en maximaal € 4811,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract van 7 maanden mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• De werklocatie is Weesperstraat 430, 1018DN, AMSTERDAM
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Cedric, voor vragen kun je mailen met c.klijn@olympia.nl