Managementassistent

Wat ga je doen?

De functie

In de functie van Managementassistent voor de directie Economische Zaken en Cultuur ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden voor een MT lid. Je maakt deel uit van de Stafafdeling en je werkt nauw samen met zes andere collega managementassistentes voor het bestuur en management van het stadsdeel.

Wat ga je doen

• Complexe agendabeheer en mailverwerking;
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief stukken opvragen, en het organiseren van bijeenkomsten;
• Verwerken van zowel fysieke als digitale poststukken;
• Organiseren van directie brede activiteiten;
• Onderlinge vervanging van andere management assistentes van het MT bij ziekte en verlof, en incidenteel hulp bieden aan afdelingsmedewerkers.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. 
Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie Economische Zaken en Cultuur (EZC) werkt samen aan een duurzame en innovatieve regio met cultuur, werk en toekomst voor iedereen. EZC werkt aan diverse inhoudelijke opgaven in het economische en culturele domein. De Stafafdeling zorgt ervoor dat de andere afdelingen hun werk zo optimaal mogelijk kunnen doen. Naast goede financiële, personele en secretariële ondersteuning en de juiste ICT-voorzieningen, leiden de bestuursadviseurs de juiste weg in het doolhof van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet de Bestellerspool dat op het gebied van inkopen. Het team Communicatie is beschikbaar voor advies en inzet van middelen. De projectcontrollers adviseren op financieel vlak en zien erop toe dat projecten worden uitgevoerd binnen de afgesproken wettelijke en bestuurlijke regelgeving en kaders.

Wie ben je?

Voor deze functie Managementassistent beschik je over:

• we zoeken iemand met ruime ervaring in management ondersteuning die onze nieuwe directeur kan ondersteunen;
• voor deze functie is het belangrijk dat je minimaal 3, maar liever nog 4 dagen per week op kantoor aanwezig bent.

Aan competenties breng je mee:

• Oordeelsvorming: Komt op basis van informatie en analyse van een gegeven situatie tot een weloverwogen en realistisch oordeel;
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie;
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant;
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team;
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties;
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Wat mag je verwachten?

Wat mag je verwachten?

• Een fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052,- en maximaal €4297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract voor 5 maanden, met kans op verlenging;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie.
• Een reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met een max van €4,50 (enkele reis);
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Je bouwt meteen pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Toegang tot het leerplatform Studytube;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Vanity, voor vragen kun je mailen met v.schouten@olympia.nl