Managementassistent

Wat ga je doen?

Bij het Ingenieursbureau van de Gemeente Amsterdam realiseren we unieke en diverse projecten in de openbare ruimte – van gezellige speelpleintjes tot grootschalige gebiedsontwikkeling zoals het Zeeburgereiland. Als teamondersteuner voor de regio Oost, bied je ondersteuning aan het team en de teamleider. Wij zoeken twee nieuwe collega's die ons helpen bij projecten op het gebied van infrastructuur en gebiedsontwikkeling. 

Je werkt voor een van de volgende teams. 

Team Maaiveld Oost: Een technisch team dat zich richt op infrastructuur en gebiedsontwikkeling in stadsdelen Oost, Zuidoost en Weesp. 

Team Projectmanagement Oost: Dit team levert projectmanagement en realisatie voor diverse infrastructurele projecten in de openbare ruimte. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Je ondersteunt de teamleider met praktische zaken, zoals agendabeheer, afspraken inplannen, bijeenkomsten organiseren, notuleren en actiepunten bewaken; 
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de teamleider én het team; 
• Je werkt nauw samen met je collega teamondersteuner, en jullie zijn elkaars back-up en sparringpartner. Samen zijn jullie de drijvende kracht achter een goed georganiseerd secretariaat; 
• Je denkt mee, komt met ideeën en draagt bij aan de optimalisatie van processen; · Daarnaast ondersteun je het team met administratieve taken zoals tijdschrijven, de beoordelingscyclus, en het organiseren van team overleggen; 
• Je bent een enthousiaste, proactieve collega die denkt in oplossingen en weet hoe je zaken soepel laat verlopen.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! Dit betreft zwangerschapsvervanging. Het kan zijn dat inzet eerder gewenst is (in geval de vaste medewerker eerder met verlof gaat of rust moet houden). Hetzelfde geldt voor de einddatum; ik heb nu ingevuld dat een verlenging optioneel is. Als alles goed gaat en de vaste medewerker terugkomt eind juli 2025, dan is verlenging van de opdracht niet aan de orde.

Wie ben je?

Dit breng je mee:

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol. 
• Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. 
• Je bent goed georganiseerd, kunt plannen en prioriteren, en je weet hoe je het overzicht houdt. 
• Je werkt graag samen en bent toegankelijk en verbindend, zowel binnen het team als de organisatie. 
• Je hebt een afgeronde secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers) en goede kennis van MS Office, MS Teams en Sharepoint. 
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie of civiele techniek is een pre, maar geen vereiste.  

Aan competenties breng je mee: 

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. 
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant. 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime/ fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052 en maximaal €4297,- bruto per maand, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring, en op basis van 36 uur in de week;
• Een opdracht vanaf januari 2025 voor tot eind juli 2025, mét de kans op verlenging;
• Een reiskostenvergoeding die past bij jouw vervoerskeuze. Dat is €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 per kilometer als je loopt of fiets of €0,21 per kilometer als je met het OV gaat (tot maximaal 45 km per reis);
• Een thuiswerkvergoeding van €3,- per dag;
• Je bouwt meteen pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met J.Heinen@olympia.nl