Managementassistent VTH

Wat ga je doen?

Als Managementassistent VTH Nieuw-West bij de gemeente Amsterdam ondersteun je de managers. Je bent de 'spin in het web' en regelt, coördineert en organiseert alles voor de afdeling Vergunningen Toezicht en Handhaving. Een goed overzicht over wat er gebeurt en moet gebeuren en een proactieve houding is onontbeerlijk.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Het zelfstandig beheren en regisseren van de agenda, telefoonverkeer en e-mailbox van de afdelingsmanager VTH en teammanagers.
• Het zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, notuleren, verzorgen van correspondentie en documentregistratie, het bewaken van termijnen en procedures.
• Het zelfstandig afhandelen en doorgeleiden van stukken.
• Controle en bewaken stukkenstroom.
• Zelfstandig voorbereiden van door de afdelingsmanager te verrichten boekingen.
• Zelfstandig verrichten van diverse ondersteunende taken van algemene aard ten behoeve van de organisatie.
• Je verzorgt de documentregistratie en beheert en distribueert afdelingsspecifieke informatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het aanvragen van autorisaties voor de manager en medewerkers, bv voor MPN en facilitaire aangelegenheden;
• Je ontvangt bezoekers en beantwoordt algemene afdeling gebonden vragen en verzoeken.
• Je stelt overzichten op en actualiseert deze.
• Je verricht (desgevraagd) gedelegeerde werkzaamheden voor de teams.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Amsterdam Nieuw West is één van de zeven stadsdelen van Amsterdam. De stadsdelen zijn de schakel tussen de buurt en het stadhuis. Ieder stadsdeel heeft een eigen dagelijks bestuur en stadsdeelcommissie. De stadsdeelcommissies bestaan uit vertegenwoordigers uit de buurten. Zij behartigen de belangen van bewoners en ondernemers en adviseren het dagelijks bestuur en het stadsbestuur over wat er speelt in het stadsdeel. De stadsdeelorganisaties zijn in de eerste plaats gericht op de uitvoering van stedelijk beleid. Veel ambtenaren die in de stadsdelen werken, zie je dagelijks op straat voor bijvoorbeeld het onderhoud van het groen, handhaving en het ophalen van huisvuil.

Het stadsdeel Nieuw West bestaat uit de gebieden: De Aker, Sloten, Nieuw-Sloten, Geuzenveld, Slotermeer, Sloterdijk, Osdorp en Slotervaart. Het groene, multiculturele Nieuw West wordt gekenmerkt door tientallen broedplaatsen, heel veel nieuwe jongerenwoningen, steeds meer hippe koffietentjes en een uitbundig nachtleven.

Werklocatie is Plein 40-45.

Wie ben je?

• Aantoonbaar mbo werk- en denkniveau;
• Ervaring met het zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Ervaring met agendabeheer;
• Sterke organisatorische vaardigheden, met oog voor detail;
• Ervaring met MS Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• Servicegericht en goed in staat om de vele betrokkenen bij de afdeling VTH aan te laten haken bij belangrijke gebeurtenissen.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime/fulltime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052 en maximaal €4297,- bruto per maand, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring, en op basis van 36 uur in de week;
• Een opdracht vanaf z.s.m. voor de duur van 6 maanden;
• Een reiskostenvergoeding die past bij jouw vervoerskeuze. Dat is €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 per kilometer als je loopt of fiets of €0,21 per kilometer als je met het OV gaat (tot maximaal 45 km per reis);
• Een thuiswerkvergoeding van €3,- per dag;
• Je bouwt meteen pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl