Senior Secretaresse

Wat ga je doen?

Als senior managementondersteuner van de directeur Bestuurs- en Managementadvisering (BMA), die tevens GMT-lid is, houd je overzicht over de agenda en denk je proactief mee over het stellen van prioriteiten. Je beheert de planning, adviseert tactisch waar nodig, en zorgt dat belangrijke afspraken, zowel structureel als ad hoc, efficiënt worden ingepland. Daarnaast filter je relevante verzoeken uit de mailbox en houd je met jouw vooruitziende blik alles soepel en goed georganiseerd. 

Daarnaast fungeer je als contactpersoon voor IT-aanvragen, regel je de onboarding van nieuwe medewerkers (zoals het up-to-date houden van maillijsten en het organiseren van lunches), en coördineer je catering bij bijeenkomsten. Financiële administratieve taken zoals het beheren van offertes en facturen vallen ook onder jouw verantwoordelijkheid. We zijn we op zoek naar een senior managementondersteuner directeur Bestuurs- en managementadvisering die vijf dagen per week beschikbaar is en bereid is om tijdens recesperiodes verlof op te nemen en/of verlof af te stemmen of afwezigheid van de directeur. Je werkt nauw samen met de secretaris van BMA, ondersteuners van Bestuur en Organisatie, de staf Gemeentesecretaris (GS), ondersteuners van GMT en de ondersteuners binnen BMA. De standplaats van de functie is het stadhuis. 

Dit doe je op een gemiddelde dag 

• Actief complex agendabeheer en beantwoording van mail correspondentie met betrekking tot het maken van afspraken; 
• Zorgen voor de tijdige aanwezigheid van alle digitale stukken ten behoeve van uiteenlopende overlegvormen en besprekingen; 
• Samenstellen van digitale vergadermappen en regelen van de follow-up van overleggen; 
• Het bewaken van de voortgang van afhandeling van de door de directeur gedane toezeggingen en het indien nodig bewaken en rappelleren van gestelde termijnen en afspraken; 
• Signaleren van onregelmatigheden in werkprocessen en doen van verbetervoorstellen; 
• Vervanging van collega ondersteuners bij afwezigheid in het team ondersteuning bestuur en ambtelijke leiding.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! De directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) bestaat uit de afdelingen Bestuur advisering, Staf GMT/GS en het team bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning, Public Affairs , Kabinet Burgemeester en het Stedelijke Strategie team. De collega’s van BMA adviseren vanuit bestuurlijk perspectief van het college, de gemeentesecretaris en stedelijk directeuren en directies, over de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. De komende periode is de veranderopgave om meer integraal, ontwikkelingsgericht, vanuit het geheel en vanuit de opgaven voor de stad te werken en adviseren. Werklocatie: Amstel 1, 1011PN, AMSTERDAM

Wie ben je?

Voor deze functie Senior secretaresse beschik je over: 

Eisen: 

• Minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner in een organisatie met formele bestuurlijke lagen, zoals een overheidsinstantie, zorginstelling of non-profitorganisatie, waarbij je een manager ondersteunde die betrokken was bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen; 
• Kennis van en ervaring met Microsoft 365, en je kunt vlot met (nieuwe) digitale systemen werken; 

Wensen: 

• Je bent goed in het beheren en stroomlijnen van de complexe agenda en mailbox van directeur die zowel verantwoordelijk is voor Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) als lid is van het Gemeentelijke Managementteam. Je kijkt altijd vooruit en gaat strategisch te werk; 
• Je hebt een proactieve aanpak en je zorgt ervoor dat de directeur haar tijd efficiënt kan inzetten en dat processen soepel verlopen. Je draagt bij aan een goed georganiseerde werkomgeving en zorgt ervoor dat overleggen tijdig en goed voorbereid worden; 
• Je werkt graag in een fijne, open omgeving binnen een directie met veel inhoudelijk gemotiveerde collega’s. Ook is er gelegenheid voor het uitwisselen van ideeën met collega ondersteuners. Aan competenties breng je mee: 
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. 
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Flexibel gedrag: Het veranderen van gedragsstijl en/of invalshoek om een gesteld doel te bereiken. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant

Wat mag je verwachten?

• Een fulltime baan 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3359 en maximaal €4811,- bruto per maand, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring, en op basis van 36 uur in de week;
• Een opdracht vanaf z.s.m. voor de duur van 3 maanden, met kans op verlenging;
• Een reiskostenvergoeding die past bij jouw vervoerskeuze. Dat is €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 per kilometer als je loopt of fiets of €0,21 per kilometer als je met het OV gaat (tot maximaal 45 km per reis);
• Een thuiswerkvergoeding van €3,- per dag;
• Je bouwt meteen pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met j.heinen@olympia.nl