Administratief medewerker evenementen

Wat ga je doen?

In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest. Dit zorgt voor een dynamische omgeving waar veel gebeurt. Dagelijks heb je te maken met collega’s die een vergadering of bijeenkomst willen organiseren. Je helpt hen met het vinden van een geschikte ruimte en de benodigde faciliteiten voor hun bijeenkomst. Hiermee ondersteun je collega’s en het bestuur in het bereiken van doelen voor de stad. Het is een dynamische functie met veel contact met collega's.

Je voorziet hen van informatie over beschikbare ruimtes en faciliteiten, en begeleidt hen door het aanvraagproces. Je bent verantwoordelijk voor de verwerking van aanvragen via telefoon, e-mail en het reserveringssysteem Topdesk. Bij complexe verzoeken schakel je met de evenementencoördinatoren en informeer je de aanvrager. Daarnaast monitor je de voortgang en naleving van afspraken tot aan de uitvoeringsdatum en houd je de klant op de hoogte van de status. Dagelijks verstuur je vergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en beheer je de administratie van de beschikbare ruimtes in het gebouw.

Je biedt administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning aan de evenementencoördinator. Dit omvat het vastleggen van afspraken, invoeren van reserveringen en faciliteiten in Topdesk, en het uitvoeren van laatste controles voor evenementen. Bijeenkomsten waar je aan mee werkt zijn bijvoorbeeld Raad- en commissievergaderingen, beëdiging van nieuwe politieagenten, herdenkingsbijeenkomsten of tentoonstellingen in de centrale hal.

Dit doe je:

• Beantwoorden van telefoontjes, mail en persoonlijke vragen van collega's over het reserveren van vergaderzalen en evenementen.
• Prioriteren en verwerken van binnengekomen reserveringsaanvragen via telefoon, email en in Topdesk.
• Informeren van aanvragers over beschikbare ruimtes, faciliteiten en de verdere aanvraagprocedure.
• Doorsturen van complexe verzoeken naar de Evenementencoördinatoren en aanvragers hiervan op de hoogte stellen.
• Dagelijks versturen van vergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en administreren van de beschikbare ruimtes.
• Ondersteunen van de Evenementencoördinator door afspraken vast te leggen, reserveringen in te voeren en laatste controles uit te voeren voor evenementen.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Je komt te werken in het team van Boekingen en Evenementen (B&E). Dit team is onderdeel van Locatieteam 3 van de afdeling Facilitair Beheer bij het Facilitair Bureau. B&E plant en organiseert in opdracht verschillende politieke en grotere ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen in onder andere het Stadhuis van Amsterdam. Het team bestaat uit evenementencoördinatoren, evenementenmedewerkers, medewerkers audiovisuele ondersteuning en hosts. Naast de samenwerking binnen je eigen team werk je ook samen met de andere facilitaire teams en externe partijen die ook in het stadhuis werkzaam zijn.

Werklocatie: Amstel 1, 1011PN, Amsterdam

Wie ben je?

Voor deze functie Administratief medewerker evenementen beschik je over:

• Ervaring met plannen en organiseren van bijeenkomsten;
• Ervaring met reserveringssystemen en planningsystemen zoals Topdesk, Planon of vergelijkbaar;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Ervaring in klantcontact, fysiek of telefonisch.

Wat mag je verwachten?

• Een fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €2700,- en maximaal €3831,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract vanaf zo snel mogelijk voor de duur van 6 maanden met kans op verlenging;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van €4,50 (enkele reis);
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren. 

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl