Programmasecretaris

Wat ga je doen?

Een juiste beloning voor het werk dat je doet: het lijkt vanzelfsprekend, maar voor medewerkers met bijzondere werktijdenregelingen is dit helaas nog niet altijd het geval. De invoering van de nieuwe roosterregeling in 2023 heeft dit gevoelige onderwerp extra in de schijnwerpers gezet, en er is werk aan de winkel om salarissen correct en op tijd te verwerken.

Om dit beter te laten verlopen is er bij de directie Personeel en Ondersteuning een taskforce team opgesteld in het tweede kwartaal van 2024. Inmiddels staat er een stevige basis, maar voor verbeteringen in de dagelijkse praktijk is er de komende tijd nog veel werk nodig:

• Coördineren van en bijsturen op de 39 afgesproken beheersmaatregelen;
• Oplossen van issues die zich voordoen bij het verwerken en uitbetalen van salarissen;
• Monitoren;
• Bij medewerkers toetsen of zij verbeteringen ervaren;
• Steekproeven organiseren om te ontdekken of het correctiepercentage van 13,4% in april 2024 aan het dalen is.

De programmamanager heeft ondersteuning nodig om bovengenoemde werkzaamheden uit te kunnen voeren. Hiervoor wordt een programmasecretaris gezocht, die de volgende werkzaamheden zal uitvoeren:

• Voorbereiden en uitwerken van de (wekelijkse) programmateam overleggen;
• Voorbereiden en uitwerken van het wekelijkse taskforce overleg (stuurgroep);
• Afstemmen met en pro-actief adviseren van programmamanager;
• Inhoudelijk meedenken over de ontwikkeling van het programma en adviseren van de programmamanager hierover;
• Helpen zicht te houden op de voortgang van implementatie van de maatregelen die zijn vastgesteld; monitoren/rapporteren (ophalen bij de trekkers van de beheersmaatregelen);
• Vinger aan de pols houden bij nieuwe issues, logbestand daarvan bijhouden, acties in gang zetten en vullen van overzichten;
• Zelfstandig oppakken van taken;
• Vervangen van de programmamanager bij afwezigheid.

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM

Wie ben je?

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar ervaring met Project- en Programmamanagement;
• Ervaring met projecten bedrijfsvoering is een pre.
• Secretarieel sterk in een dynamische omgeving.

Je bent een stevige programmasecretaris die goed overzicht kan bewaren en ondersteunende werkzaamheden kan uitvoeren. Je kan scherp meedenken bij de ontwikkeling van het programma en signaleren waar zaken mogelijk spaak lopen. Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt van nature in oplossingen. Tegelijkertijd begrijp je dat het tijd kost om oplossingen geïmplementeerd te krijgen. Je kunt je daarnaast moeilijke materie snel eigen maken en weet goed hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime baan van 16-18 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3359,- en maximaal € 4800,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een opdracht van 2 maanden mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Vanity, voor vragen kun je mailen met v.schouten@olympia.nl