Managementassistent

Wat ga je doen?

Als managementassistent bij de directie Economische Zaken en Cultuur (EZC) vervul je een veelzijdige en belangrijke rol. Je ondersteunt een lid van het managementteam met secretariële, administratieve, financiële en organisatorische taken. Samen met zes andere managementassistenten vorm je een enthousiast team dat niet alleen het MT ondersteunt, maar ook bijdraagt aan de efficiëntie van de gehele directie.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• Beheren van complexe agenda’s en mailboxen, inclusief het bijhouden van mailboxen indien nodig;
• Voorbereiden van vergaderingen, zoals het opvragen van stukken, opstellen van agenda’s en organiseren van bijeenkomsten;
• Bijhouden van het overzicht van lockers en uitgifte regelen voor nieuwe collega’s;
• Verzorgen van NS Business Cards voor collega’s die zakelijk reizen;
• Bestellen van kantoorbenodigdheden, bloemen en catering voor vergaderingen en bijeenkomsten;
• Ophalen en versturen van post;
• Ondersteunen bij het organiseren van teamactiviteiten en teamoverleggen;
• Overnemen van taken van andere managementassistenten bij ziekte of verlof en waar nodig extra hulp bieden binnen het MT.

Ben jij klaar voor een uitdagende rol waarin je een cruciale ondersteunende functie vervult in een dynamische omgeving? Solliciteer dan nu en word een onmisbare schakel binnen ons team!

Waar ga je werken?

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie Economische Zaken en Cultuur (EZC) ondersteunt het college en de stadsdeelbesturen van Amsterdam bij het werken aan een duurzame, innovatieve en inclusieve stad en regio met cultuur, werk en toekomst voor iedereen. Met aandacht voor alle schaalniveaus: van plein tot metropool en van lokaal tot internationaal.

Het beleid en de initiatieven van EZC dragen bij aan het versterken van het duurzaam verdienvermogen en een sterke cultuursector vanuit het perspectief van brede welvaart. EZC doet dit onder andere door randvoorwaarden te scheppen, beleid te maken, hierop te adviseren en zorg te dragen voor de uitvoering. Daarnaast voeren we met IN Amsterdam en Amsterdam Trade & Invest een regionale opdracht uit om de economie en samenleving beter te laten profiteren van de internationale economische ontwikkelingen. Hiermee verstevigen we het fundament waarop brede welvaart zich kan ontwikkelen en werken we aan een duurzame en inclusieve ontwikkeling voor onze stad en de regio.

Voor de kunst en de cultuur werken we aan een weerbare en wendbare cultuursector met een rijk aanbod in de hele stad waarin iedereen zich herkent. Voor de economische opgaven werken we aan ruimte voor ondernemers die bijdragen aan een goed voorzieningenaanbod, ondernemerschap wat leidt tot een duurzame en inclusieve stad, innovatieve en impactvolle ecosystemen, duurzame en inclusieve arbeidsmarkt, en duurzaamheid en energietransitie. Ook vanuit onze opdracht voor de regionale inzet op internationale acquisitie en handel en faciliteren van talent dragen we daaraan bij. Binnen de opgaven opereren we op het snijvlak van actuele knelpunten en kansen, en meer conjuncturele lange termijn trends waarmee we geconfronteerd worden. Dat doen we opgave- en gebiedsgericht en in afstemming met ondernemers, instellingen en andere stakeholders, en in samenwerking met andere directies, stadsdeelorganisaties, uitvoeringsorganisaties, de MRA, en provinciale en landelijke overheden.

Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM

Wie ben je?

• Je hebt minimaal een mbo-4-diploma;
• Je hebt minimaal twee jaar ervaring als secretaresse of managementondersteuner;
• Je hebt ervaring met MS Office en MS Teams;
• Je bent minimaal drie dagen per week op kantoor aanwezig, zodat je gemakkelijk kunt samenwerken met collega's (Pré);
• Je kunt je goed uitdrukken in het Engels, zowel mondeling als schriftelijk (Pré).

Aan competenties breng je mee:

• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Initiatief
• Aandacht voor details

Wat mag je verwachten?

• Een parttime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052,- en maximaal €4297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl